Eine erfolgreiche Konferenz entsteht nicht zufällig. Sie ist das Ergebnis klarer Ziele, guter Planung und einer engen Zusammenarbeit zwischen Veranstalter:innen und Location. Aus unserer Erfahrung wissen wir: Viele Herausforderungen lassen sich vermeiden, wenn die richtigen Fragen frühzeitig gestellt werden. Damit nichts vergessen geht, haben unsere Eventexpert:innen eine übersichtliche Checkliste zusammengestellt.
Ob Zieldefinition, Raumplanung, Technik, Catering oder Gästekommunikation – jede Entscheidung wirkt sich direkt auf den Ablauf und das Erlebnis der Teilnehmenden aus. Besonders wichtig sind dabei realistische Zeitpläne, genügend Puffer und eine saubere Abstimmung aller Beteiligten.
Die wichtigsten Key Learnings:
- Klare Ziele sparen Zeit und Kosten
Je früher Ziel, Zielgruppe und Budget definiert sind, desto passender lassen sich Räume, Technik, Verpflegung und Unterkunft planen. - Frühzeitige Planung ist der grösste Erfolgsfaktor
Ersatzdaten, Technikabklärungen und Zimmerkontingente schaffen Flexibilität und vermeiden Stress. - Location und Infrastruktur müssen zum Inhalt passen
Raumlayout, Technik und Erreichbarkeit beeinflussen den Ablauf und das Gästeerlebnis stärker als oft angenommen. - Puffer und Probeläufe sind kein Luxus
Zeitliche Reserven und Techniktests verhindern böse Überraschungen, sorgen für einen professionellen Auftritt und dafür, dass sich Redner:innen gut abgeholt fühlen. - Catering unterstützt den Eventzweck
Die passende Verpflegung fördert Austausch, Konzentration und Stimmung. Regionale und flexible Angebote kommen bei vielen Gästen besonders gut an. Verschiedene Servicearten können das Eventziel unterstützen (bspw. Flying Dinner für Networking). - Gute Kommunikation beginnt vor dem Event
Klare Informationen, zentrale Ablageorte und transparente Hinweise erleichtern das Gästemanagement erheblich. - Nachbereitung macht Events langfristig besser
Feedback und Debriefings liefern wertvolle Learnings für zukünftige Veranstaltungen, für Veranstalter wie auch für Locations.
Fazit: Die perfekte Konferenz beginnt lange vor dem Event
Unsere praxisnahe Checkliste führt reibungslos durch jeden Event. Sie führt Schritt für Schritt durch alle relevanten Phasen – von der ersten Idee über die Durchführung bis zur Nachbereitung – und zeigt, worauf es wirklich ankommt. Unsere Checkliste steht kostenlos zum Download bereit und eignet sich ideal als Arbeitsgrundlage für Konferenzen, Tagungen und Business-Events jeder Grösse.
